Постійний консульський облік — реєстрація інформації про місце проживання за межами України громадян України, які постійно проживають за кордоном (оформили в установленому законодавством порядку документи для виїзду за кордон на постійне проживання, про що у паспорті громадянина України для виїзду за кордон свідчить проставлена компетентними органами України відмітка «Постійне проживання»).

Для взяття на консульський облік подаються:

1) Заява про прийняття на консульський облік

• з 16 років - заява подається особисто,
• до 16 років - заява подається одним з батьків/опікунів, а до заяви додаються:

            - оригінал та копія паспорта такого заявника,

            - оригінал та копія документів, що підтверджують повноваження законного представника;

2) Облікова картка;

3) одна фотокартка розміром 10х15 см із зображенням обличчя особи, яка приймається на консульський облік, виконана відповідно до рекомендацій IКAO Doc 9303 (зображення обличчя повинне становити 70-80% відсотків загальної площі фотокартки, фон — однотонний білий або світло-сірий);

4) паспорт громадянина України для виїзду за кордон, а також копії таких його сторінок:

• сторінка даних,
• сторінка з відміткою про оформлення в установленому порядку документів для виїзду на постійне місця проживання за кордоном;

5) копія одного з документів, який містить інформацію про місце народження особи:

• паспорта громадянина України,
• свідоцтва про народження,
• витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження дитини;

6) копія виданого компетентними органами Республіки Білорусь чинного дозволу на постійне проживання у Білорусі;

7) документ, що підтверджує адресу місця проживання або перебування в Республіці Білорусь.

За розгляд заяви з клопотанням про реєстрацію на консульський облік у звичайному порядку справляється консульський збір у розмірі 20 дол США. При розгляді заяви в терміновому порядку консульський збір стягується за подвійним тарифом.

За прийняття на постійний консульський облік дітей віком до 16 років консульський збір не стягується.

При зміні персональних даних громадянином України заповнюється заява встановленої форми - Заява про зміну даних , яка подається до закордонної дипломатичної установи України за кордоном (ЗДУ) особисто.

Особа, яка перебуває на постійному консульському обліку, зобов’язана кожні десять років звертатися до ЗДУ для актуалізації даних про себе. Актуалізація даних (що містяться в обліковій картці), відбувається шляхом подання заяви довільної форми. Невиконання громадянином України, який перебуває на постійному консульському обліку, обов’язку щодо актуалізації даних, є підставою для зняття з консульського обліку.

Громадяни України, які планують повернутись на постійне місце проживання до України або переїхати для подальшого проживання до консульського округу іншої дипломатичної чи консульської установи, зобов’язані знятися з консульського обліку.

Для зняття з консульського обліку необхідно подати дійсний паспорт громадянина України для виїзду за кордон та заповнену Заяву встановленої форми. Також повертається оригінал довідки про перебування на консульському обліку, якщо така довідка була видана при постановці на консульський облік.

Консульський збір за зняття з консульського обліку не стягується.

Громадянин України, який прибув з консульського округу іншої закордонної дипломатичної установи України, не знявшись там з консульського обліку, подає Заяву про зняття з консульського обліку за попереднім місцем проживання та Заяву про постановку на консульський облік за новою реєстрацією.