Закордонні дипломатичні установи України здійснюють повноваження з питань громадянства щодо осіб, які згідно з чинним законодавством України є такими, що постійно проживають за кордоном (за винятком оформлення набуття громадянства України за народженням, яке здійснюється також і щодо осіб, які тимчасово перебувають за кордоном).
Заява з питань громадянства подається у письмовій формі з зазначенням дати її складання та підписується заявником. Заяву та інші документи з питань громадянства заявник подає особисто.
Заяву з питань громадянства дитини підписує та подає один з її батьків або інший законний представник дитини.
Особа, яка зареєструвала шлюб до досягнення повноліття або якій надано повну цивільну дієздатність до досягнення повноліття відповідно до Цивільного кодексу України, заяву з питань громадянства підписує і подає самостійно.
Якщо заявник не може підписати заяву через неписьменність або фізичні вади, заяву на його прохання підписує інша особа. Заява та інші документи з питань громадянства недієздатної особи підписуються і подаються її опікуном.
Під час подання заяви та інших документів з питань громадянства до закордонної дипломатичної установи України пред'являється документ, що посвідчує особу заявника, а також документ про його постійне проживання за кордоном.